Hủy hóa đơn điện tử chính xác là điều mà các kế toán doanh nghiệp nên biết. Vậy phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé.
Đối với các doanh nghiệp, hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết giúp kế toán dễ dàng hạch toán, đối chiếu dữ liệu. Thế nhưng, đôi lúc cũng có một vài hóa đơn được tạo sai. Vậy phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì? Những thông tin sau đây sẽ giúp các kế toán doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử?
Chỉ những hóa đơn điện tử sai sót theo đúng quy định của pháp luật mới cần phải hủy
Trước khi tìm hiểu về cách hủy hóa đơn điện tử chính xác, bạn nên tìm hiểu thật kỹ khi nào cần tiến hành hủy hóa đơn. Điều này sẽ đảm bảo cho việc hủy đúng những hóa đơn cần thiết. Theo quy định của pháp luật, khi doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử có những sai sót thì cần hủy trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn điện tử đã được xác định và đã gửi cho người mua. Thế nhưng, hàng hóa và dịch vụ chưa được giao thì đã phát hiện trên hóa đơn điện tử bị sai sót thông tin.
- Hóa đơn điện tử đã được tạo và đã gửi cho người mua. Và cả người mua lẫn người mua đều chưa kê khai thuế.
Đối với cả hai trường hợp đó, không chỉ các kế toán doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn điện tử bị sai mà còn phải tạo hóa đơn điện tử đúng thay thế. Còn với những trường hợp có sai sót khác ở hóa đơn, các doanh nghiệp không được tự ý hủy hóa đơn mà sẽ xử lý bằng những cách khác, đúng theo như quy định của pháp luật và cơ quan có thẩm quyền.
Yêu cầu khi hủy hóa đơn điện tử
Một điều nữa cần biết khi tìm hiểu về phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì chính là các doanh nghiệp cần tuân thủ một số yêu cầu. Bao gồm:
Khi hủy hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số yêu cầu theo quy định
- Chỉ được hủy các hóa đơn điện tử đã có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên mua và bán với hiệu lực đúng thời gian theo như thỏa thuận của cả hai bên
- Dù đã hủy hóa đơn sai sót nhưng vẫn phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật
- Sau khi đã hủy hóa đơn điện tử sai sót, bên bán cần phải lập hóa đơn mới để thay thế theo đúng quy định và gửi lại cho bên mua để xác nhận
- Yêu cầu trên hóa đơn mới thành lập phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
Phương pháp hủy hóa đơn điện tử đúng chuẩn nhất hiện nay
Không phải muốn là các doanh nghiệp có thể dễ dàng hủy hóa đơn điện tử mà cần phải tuân theo quy trình theo quy định. Vậy phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì? Chỉ với 3 bước đơn giản dưới đây, bạn đã có thể tiến hành nghiệp vụ hủy hóa đơn chính xác, nhanh chóng nhất.
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử có sai sót
Đầu tiên, khi phát hiện ra hóa đơn sai thông tin và cần phải hủy bỏ, các kế toán phải lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử. Trong biên bản này, kế toán doanh nghiệp cần phải ghi rõ nội dung bị sai và cả nội dung muốn điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử cần phải có sự đồng ý, có chữ ký và đóng dấu của cả bên mua và bên bán.
Tìm hiểu phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì giúp các kế toán tiến hành nghiệp vụ chính xác, nhanh chóng
Bước 2: Hủy bỏ hóa đơn điện tử đã tạo sai
Các thao tác để tiến hành hủy hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang dung. Trong đó, phần mềm E-invoice đang được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.
Trước hết, bạn cần đăng nhập vào hệ thống quản lý phần mềm hóa đơn để khai báo thông tin về “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”. Sau đó, bạn lưu thông tin này rồi xuất thành file XML. Đây sẽ là tài liệu được dùng để gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền khi nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Sau khi đã hoàn thành hồ sơ và gửi đi, các kế toán doanh nghiệp nên để hóa đơn điện tử sai đã hủy ở trạng thái đã nộp cho các cơ quan thuế. Từ đó, dễ dàng kiểm soát và quản lý hóa đơn tại hệ thống.
Bước 3: Tạo hóa đơn điện tử mới chính xác thay thế trên phần mềm quản lý
Cuối cùng, khi đã tiến hành nghiệp vụ hủy hóa đơn điện tử, để hoàn tất quy trình hủy, bạn cần phải tạo hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế cần phải tạo đúng theo như quy định của pháp luật. Chẳng hạn như trên hóa đơn mới cần phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm...”.
Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì mới nhất, chính xác nhất. Hy vọng rằng với những thông tin đó, các kế toán doanh nghiệp có thể biết rõ cách hủy hóa đơn điện tử khi xảy ra sai sót cũng như lập hóa đơn mới thay thế.
