Hóa đơn điện tử là gì?

Để chuyển đổi sử dụng hóa đơn truyền thống sang hóa đơn điện tử được hiệu quả và nhanh chóng, doanh nghiệp cần nắm rõ những vấn đề liên quan như hóa đơn điện tử là gì? Mã xác thực, điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử? Thủ tục…Cùng tìm hiểu rõ hóa đơn điện tử với bài viết dưới đây nhé.

Hóa đơn điện tử là gì? Sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn truyền thống

Hóa đơn điện tử là gì thì theo điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ lập, dùng để ghi nhận thông tin cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa, ký điện tử, ký số bằng các phương tiện điện tử, có bao gồm cả trường hợp hóa đơn đã được khởi tạo bởi máy tính tiền có sử dụng kết nối chuyển dữ liệu điện tử cùng với cơ quan thuế. 

Vậy câu hỏi đặt ra, hóa đơn điện tử khác so với hóa đơn truyền thống là gì:

• Hóa đơn truyền thống có ký hiệu là VC/15P còn hóa đơn điện tử có ký hiệu VC/15E.
• Hóa đơn truyền thống kèm theo nhiều liên còn hóa đơn điện tử sẽ không có liên.
• Hóa đơn truyền thống sử dụng chữ ký tay còn hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số hoàn toàn và được thiết lập chỉ với một vài các thao tác đơn giản, ngoài ra còn có thể chứng thực và xác nhận thông tin người ký, xác nhận chủ thể pháp luật của dữ liệu đã được ký số là ai một cách cực kỳ chính xác, dễ dàng, không có trường hợp giả mạo chữ ký số xảy ra.
• Hóa đơn truyền thống sẽ thường được lưu kho, có nguy cơ cháy hỏng, thất lạc còn hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống và do doanh nghiệp quản lý. 

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Ngoài hóa đơn điện tử là gì chúng ta cần lưu ý mã xác thực của hóa đơn điện tử được các cơ quan thuế cấp mã xác thực cùng với số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục Thuế, cụ thể:

• Số hóa đơn xác thực: Đây là một dãy số có cấu trúc theo như quy định của Tổng cục Thuế, do hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục Thuế cấp.
• Mã xác thực: Đây là một chuỗi các ký tự đã được mã hóa, do hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục Thuế cấp.
• Mã vạch hai chiều: Sẽ có cấu trúc theo như quy định của Tổng cục Thuế và được hiển thị ở trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp đọc nhanh đồng thời kiểm tra thông tin ở trên hóa đơn.

Đối với mã của cơ quan thuế ở trên hóa đơn điện tử sẽ gồm có số giao dịch chính là một dãy số duy nhất, chuỗi các ký tự này do cơ quan thuế tạo ra dựa vào thông tin người bán lập trên hóa đơn.

Mã xác thực hóa đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào thì hóa đơn điện tử gồm những nguyên tắc sử dụng sau:

• Từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, các cá nhân, tổ chức phải hủy những hóa đơn giấy còn lại chưa sử dụng theo đúng quy định.
• Các cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử theo đúng quy định cho người mua. Cách thức nhận và gửi hóa đơn sẽ được thực hiện theo như thỏa thuận giữa người mua và người bán.
• Tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử sẽ phải chịu trách nhiệm việc hóa đơn điện tử của người đã mua dịch vụ gửi tới cơ quan thuế nếu không đúng thời hạn theo như quy định trong trường hợp mà người mua dịch vụ đã lập hóa đơn điện tử đúng theo thời hạn quy định.
• Nếu hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi thì chứng từ giấy sẽ chỉ có giá trị để lưu giữ, theo dõi, ghi sổ theo như quy định của pháp luật kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử, hoàn toàn không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch, ngoại trừ trường hợp mà hóa đơn điện tử đã được khởi tạo bởi máy tính tiền theo như quy định.
• Cá nhân, tổ chức, cơ quan được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức lưu trữ, bảo quản, hóa đơn điện tử theo phương tiện điện tử phù hợp, và sẽ thực hiện lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo như pháp luật kế toán.

Nguyên tắc sử dụng HĐĐT

Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Cần lưu ý ngoài hóa đơn điện tử là gì thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sẽ phải đáp ứng được điều kiện:

• Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện, đang thực hiện các giao dịch điện tử có khai thuế với cơ quan thuế, là tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có đường truyền tải thông tin, có mạng thông tin hoặc thiết bị truyền tin đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, khai thác, sử dụng, lưu trữ và bảo quản hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ thực thi đủ khả năng, trình độ tương xứng yêu cầu để thực hiện khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có sử dụng chữ ký điện tử theo như pháp luật quy định.
• Phần mềm bán hàng, dịch vụ phải có kết nối phần mềm kế toán và đảm bảo được dữ liệu của hoá đơn điện tử cung ứng, bán hàng có thể tự động chuyển vào phần kế toán trong thời điểm lập hoá đơn.

Thủ tục lập hóa đơn điện tử

Chúng ta đã rõ hóa đơn điện tử là gì, tuy nhiên thủ tục lập hóa đơn điện tử có mã và không có mã sẽ khác nhau, cụ thể:

Hóa đơn điện tử không có mã

Thủ tục lập hóa đơn điện tử mà không có mã cơ quan thuế gồm các bước sau:

• Sử dụng phần mềm chuyên lập hóa đơn điện tử để thực hiện lập hóa đơn, và ký số trên hóa đơn điện tử, sau đó gửi cho người mua.
• Người cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa sẽ phải chuyển dữ liệu của hóa đơn điện tử đã lập tới cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
• Trong trường hợp Cổng thông tin điện tử do tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có lỗi, thì tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử sẽ phải thông báo ngay tới người mua dịch vụ và cơ quan quản lý thuế và thực hiện theo như hướng dẫn từ Tổng cục Thuế.

Thủ tục lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã

• Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể thông qua trang thông tin điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có thể truy cập Cổng thông tin điện tử do Tổng cục Thuế để lập hóa đơn.
• Ký số hay ký điện tử ở trên hóa đơn đã lập, gửi hóa đơn đến cơ quan thuế cấp mã bằng cách chuyển trực tiếp hoặc gián tiếp.
• Thực hiện gửi hóa đơn tới người mua sau khi đã được cấp mã.
• Trong trường hợp gặp sự cố, hayz thông báo tới cơ quan thuế để được hỗ trợ xử lý sự cố. Nếu trong thời gian xử lý sự cố mà có yêu cầu để sử dụng hóa đơn điện tử mà có mã của cơ quan thuế thì hãy đến ngay cơ quan thuế để có thể được sử dụng

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì đã rõ và gồm có những loại như dưới đây:

Các loại hóa đơn điện tử

• Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn áp dụng với người cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp khấu trừ. Trong trường hợp này thì hóa đơn giá trị gia tăng sẽ bao gồm cả hóa đơn đã được khởi tạo bởi máy tính tiền có sử dụng kết nối chuyển dữ liệu điện tử sang đến cơ quan thuế.
• Loại hóa đơn bán hàng là là loại hóa đơn áp dụng với người cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp trực tiếp. Trong trường hợp này thì hóa đơn bán hàng sẽ bao gồm cả loại hóa đơn được tạo bởi máy tính tiền có sử dụng kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến sang đến quan thuế.
• Những loại hóa đơn khác như là: Vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, thẻ điện tử, phiếu xuất kho kèm vận chuyển điện tử hoặc là các chứng từ điện tử với tên gọi khác nhưng đều có nội dung giống như quy định tại Điều 6 của Nghị định 119.

Như vậy bài viết đã chỉ rõ cho các bạn hóa đơn điện tử là gì? Mã xác thực của hóa đơn điện tử, nguyên tắc, phân loại cũng như thủ tục lập hóa đơn điện tử. Nếu có bạn muốn tìm hiểu chi tiết những khái niệm, định nghĩa chuyên ngành kế toán, tài chính hãy truy cập ngay website Tracuucty.com để dễ dàng tìm được thông tin mình cần nhé.