Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Đối với các doanh nghiệp, hóa đơn điện tử giúp các kế toán dễ dàng quản lý và hạch toán các giao dịch. Tuy nhiên, đôi lúc cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi. Vậy hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Làm thế nào để chuyển đối hóa đơn đúng cách, nhanh chóng? Tất cả các thắc mắc đó sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây. 

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Trong một vài trường hợp, các doanh nghiệp vẫn phải chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có tính ứng dụng cao giúp các doanh nghiệp quản lý và kê khai các chứng từ trong quá trình tiến hành các giao dịch thương mại dễ dàng hơn. Thế nhưng, có một số doanh nghiệp vẫn phải sử dụng các hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử dựa vào mục đích sử dụng.  

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Đây là vấn đề được nhiều kế toán doanh nghiệp thắc mắc khi tìm hiểu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy là rất cần thiết để các doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ hay để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của các loại hàng hóa. 

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là cần thiết khi doanh nghiệp muốn lưu trữ hóa đơn hoặc để chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Lưu ý là các hóa đơn chuyển đổi cũng cần phải tuân theo quy định của pháp luật. Việc chuyển đổi hóa đơn hoàn toàn hợp lệ và đúng theo quy định. 

Những lý do phải chuyển đổi hóa đơn

Sau khi đã biết được tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, nhiều người cũng thắc mắc nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? Thep quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành có nêu rõ lý do cần chuyển đổi hóa đơn. 

Lý do cần hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì

• Người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành các hóa đơn giấy với mục đích chứng minh nguồn gốc của hàng hóa đang được lưu hành và chỉ được chuyển đổi một lần. Nguồn gốc hàng hóa cần phải tuân thủ những quy định của pháp luật và phải có chữ ký và đóng dấu của người đại diện pháp luật của người bán. 
• Cả người mua và người bán chuyển đổi các hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để kế toán có thể lưu trữ hồ sơ theo Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi để lưu trữ cũng phải tuân theo các quy định bắt buộc của pháp luật. 

Như vậy, từ những quy định đó bạn có thể hiểu rõ được lý do cần hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì. 

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp

Bạn thắc mắc không biết tại sao khi chuyển đổi hóa đơn điện tử cần phải tuân theo những điều kiện của pháp luật. Lý do là chỉ khi các hóa đơn chuyển đổi đáp ứng được các điều kiện được chuyển đổi thì mới đảm bảo được tính pháp lý. 

Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật

Các hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử sẽ có đầy đủ giá trị pháp luật khi đảm bảo được thông tin toàn vẹn, có chữ ký xác nhận rõ ràng và có ký hiệu xác nhận riêng của người chuyển đổi. Cụ thể, các hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ các điều kiện dưới đây:

• Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn và chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Hóa đơn được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn bằng giấy. Cụ thể trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” và phải nêu rõ thời gian thực hiện việc chuyển đổi
• Hóa đơn chuyển đổi cần phải có chữ ký và họ tên của người tiến hành việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng

Sau khi đã biết được lý do cũng như điều kiện hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì, bạn cần nắm được quy trình chuyển đổi nhanh chóng. Bạn có thể áp dụng các bước sau đây để dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử:

Bước 1: Lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính

Thông thường, hóa đơn điện tử sẽ có 2 phần đính kèm: một tệp được lưu dưới dạng .zip với tên hóa đơn gốc. Trong tệp này sẽ chứa các hóa đơn điện tử có chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp. Đây cũng là tệp cần phải lưu giữ để có thể hạch toán và đối chiếu. Một tệp khác được lưu trữ dưới dạng .pdf. Tệp này sẽ cho phép bạn thực hiện nghiệp vụ chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Khi đó, bạn cần tải tệp về máy và lưu trữ lại. 

Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử rất đơn giản và nhanh chóng

Bước 2: In tệp đã chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy

Người mua cần phải thực hiện việc chuyển đổi bằng cách mở tệp chuyển đổi theo như bước 1 bằng trình duyệt hoặc phần mềm để mở tệp PDF tương ứng. Sau đó, bạn cần in hóa đơn ra giấy.

Bước 3: Tiến hành ký tên lên hóa đơn giấy

Theo Thông tư 32 của Bộ Tài chính, hóa đơn giấy được in ra sẽ được xem là hợp pháp khi có chữ ký và viết tên đầy đủ của người vừa thao tác chuyển đổi và ghi rõ ngày chuyển đổi. 

Vậy là với những bước trên, bạn đã có thể hoàn tất quy trình hóa đơn điện tử chuyển đổi rồi. Trên thực tế, các doanh nghiệp nên sử dụng những phần mềm quản lý hóa đơn điện tử uy tín và chuyên nghiệp như E-invoice để việc chuyển đổi, lưu trữ cũng như lập và xuất hóa đơn điện tử dễ dàng và thuận tiện lợi. 

Trên đây là một số những thông tin cần biết liên quan đến các hóa đơn điện tử từ Tracuucty.com. Hy vọng thông qua bài viết dưới đây, bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì, điều kiện và lý do chuyển đổi. Ngoài ra, bạn cũng có thể biết được quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử chính xác và nhanh chóng nhất.