Cách Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?

Hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích khi áp dụng. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng khiến cho không ít doanh nghiệp mới đầu gặp khó khăn. Để thuận tiện hơn trong việc áp dụng, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì? Cách đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử vừa mới xuất hiện tại nước ta trong mấy năm gần đây. Đến thời điểm hiện tại, đã có không ít đơn vị doanh nghiệp lựa chọn áp dụng loại hóa đơn này trong kinh doanh. Bởi chúng mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích về kinh tế cũng như việc quản lý hóa đơn.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử có thể hiểu là tập trung tất cả các thông tin về bán và cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Các thông tin này được tạo lập, gửi nhận và lưu trữ bằng hệ thống điện tử. Hóa đơn điện tử hợp pháp khi được cung cấp mã số thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn như: hóa đơn xuất nhập khẩu hàng hóa, hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền, chứng từ thu cước vị vận tải bằng các phương tiện,

Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ có đầy đủ các thông tin như tên, ký hiệu hóa đơn, mã số thuế, tên sản phẩm, tổng số tiền thanh toán, thời điểm tạo hóa đơn,… Hóa đơn điện tử có giá trị giống như hóa đơn giấy thông thường khác.

Hóa đơn điện tử dành cho các đơn vị kinh doanh

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang đến cho người dùng rất nhiều tiện ích. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy với những hạn chế như khó khăn trong việc bảo quản, lưu trữ và tốn kém về chi phí in ấn thì người ta đã tìm ra giải pháp mới với hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được tạo, lập và lưu trữ trên máy tính. Các doanh nghiệp có thể tạo hóa đơn mọi lúc mọi nơi với các thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính hay laptop. Ngoài ra, phương thức truy cập để tìm kiếm và tra cứu hóa đơn cũng trở nên thuận lợi, dễ dàng hơn rất nhiều.

Với hóa đơn điện tử, mọi người không cần lo lắng việc bảo quản, cất giữ mất thời gian và diện tích không gian. Nội dung của hóa đơn sẽ được sắp xếp gọn gàng trong các file của máy tính. 

Đặc biệt, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ rất nhiều khi có cơ quan nhà nước kiểm tra. Có thể thấy, hóa đơn điện tử mang đến cho các doanh nghiệp, đơn vị và cá nhân kinh doanh rất nhiều lợi thế. Vậy cách đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử

Từ khi được nhà nước triển khai, hóa đơn điện tử đã nhận được sự ủng hộ rất lớn từ các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh. Với những lợi ích mà loại hóa đơn này mang lại, doanh nghiệp đã tiết kiệm được rất nhiều chi phí cũng như nâng cao hiệu quả trong việc lưu trữ hóa đơn. Cách đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào? Các doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để có thể phát hành hóa đơn điện tử?

Các doanh nghiệp, đơn vị hay cá nhân kinh doanh cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây để có thể phát hành hóa đơn điện tử. Cụ thể như:

• Đơn vị đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kinh tế, thiết bị công nghệ và đang chờ thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan thuế.
• Địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng internet và các thiết bị công nghệ đảm bảo tốt trong việc sử dụng, lưu trữ, xử lý hóa đơn điện tử.
• Có chữ ký điện tử theo đúng yêu cầu .
• Đội ngũ nhân viên có trình độ và khả năng trong việc tạo lập và xử lý hóa đơn điện tử
• Đảm bảo quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và lưu trữ dữ liệu. Khắc phục các hạn chế không may xảy ra trong quá trình sử dụng.

Điều kiện để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào? Để tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử, trước hết các doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ. Trong hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các giấy tờ như:

• Mẫu hóa đơn điện tử
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử của đơn vị kinh doanh

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, đơn vị kinh doanh sẽ đưa gửi lên cơ quan Thuế để chờ phê duyệt.

Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Các bước thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Các bước đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào? Để có thể hoàn thành việc đăng ký hóa đơn điện tử, các đơn vị kinh doanh không thể bỏ qua các bước quan trọng này. Những bước này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện việc đăng ký hóa đơn điện tử nhanh chóng và hợp pháp.

Thiết lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Đây là bước đầu tiên trong việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế. Nội dung của quyết định sẽ được tạo nên dựa vào mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ tài chính ban hành vào ngày 14/3/2011.

Mẫu quyết định phát hành hóa đơn điện tử

Thiết lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước tiếp theo trong việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử chính là lập thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử này sẽ được gửi đến cơ quan Thuế.

Trong quá trình phát thông báo, đơn vị kinh doanh sẽ tiến hành chuẩn bị đầy đủ các thủ tục hồ sơ đã được đề cập ở mục trên. Hồ sơ sau khi được chuẩn bị đầy đủ sẽ được gửi trực tiếp lên cơ quan Thuế chờ phê duyệt.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Đăng ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Trên hóa đơn điện tử mẫu, đơn vị kinh doanh cần tiến hành ký số. Tiếp theo là gửi mẫu định dạng của hóa đơn điện tử giống như gửi cho người mua đến với cơ quan thuế theo phương thức online.

Như vậy, chỉ với 3 bước đơn giản, đơn vị kinh doanh đã có thể hoàn thành việc đăng ký hóa đơn điện tử.

Cách đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào đã được chúng tôi chia sẻ chi tiết trên đây. Hy vọng rằng bài viết từ Tracuucty.com sẽ giúp ích cho các đơn vị kinh doanh đang có ý định áp dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh sẽ dễ dàng hơn khi đăng ký.